З метою
зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище)
зі стелажами, гратами на вікнах, оббитими металом дверима, охороною та
протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне
сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).
Для роботи з
речовими доказами (зберігання, облік тощо) наказом голови суду призначається
працівник апарату суду. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових
доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за
роботу в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.
Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який
зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами. Журнал
обліку речових доказів ведеться за правилами ведення документів суворої
звітності. Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і
скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду. Усі речові
докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.
Речові докази в
цивільних чи адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками
процесу чи витребувані судом, зберігаються у справі або за окремим описом
здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду. Після
набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких
були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові
докази. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить
відповідні записи в журналі обліку речових доказів. Використання речових
доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено. Також категорично
забороняється працівникам апарату суду проводити реалізацію і придбання речових
доказів, предметів конфіскації та брати участь у прилюдних торгах щодо
конфіскованого майна.
Голова суду
зобов’язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання
речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання,
передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його
складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з
речовими доказами, та інших працівників суду. Акт зберігається у відповідній
справі за номенклатурою справ суду.
При звільнення працівника
апарату суду від виконання обов’язків щодо роботи з речовими доказами голова
суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності
речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі
обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті
приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на
якого такі обов’язки покладено відповідним наказом голови суду.
Порядок видавання
для ознайомлення судових прав і копій документів. Відповідно до вимог чинного
законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з
матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про
адміністративні правопорушення.
Справи для
ознайомлення видаються апаратом суду таким особам:
-
прокуророві (після пред’явлення службового посвідчення);
-
адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після
пред’явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльність та ордера,
виданого відповідним адвокатським об’єднанням, або угоди чи доручення юридичної
особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об’єднання);
-
іншим учасникам кримінального, адміністративного і
цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив
питання про їх права та обов’язки (після пред’явлення документа, що посвідчує
особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо та, в
необхідних випадках, доручення представника).
Особам, що мають
право витребувати справи за службовим становищем, але не пов’язані з розглядом
справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на
якій накладається резолюція голови суду, після пред’явлення службового
посвідчення.
Ознайомлення з
матеріалами справи проводиться виключно у приміщенні суду та в присутності
працівника апарату суду. Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником
апарату суду записом на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі)
про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.
Видання справ для
проведення аналізів, узагальнень та з іншою метою, що не пов’язані з розглядом
справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим
розпорядженням голови суду чи його заступника.
Особи, зазначені
у п. 23.2 Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами цивільних,
адміністративних, кримінальних справ і справ про адміністративні правопорушення
протягом усього робочого дня апарату суду. Особа, яка одержує справу для ознайомлення,
розписується в журналі видання справ для ознайомлення, де вказуються число,
місяць, рік, час видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом
судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови
суду місці.
Ознайомлення з
матеріалами справи та протоколом судового засідання особи, яка перебуває під
вартою (підсудного або засудженого), відбувається лише в спеціально відведеному
місці приміщення суду, визначеному головою суду.
При поверненні
справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду
повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в
журналі видання справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про
її отримання . У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження
складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для
вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.
Копії документів,
долучених до справи, копії судових рішень і письмові довідки у справах
відповідно до процесуального законодавства видаються працівниками апарату суду
або архіваріусами за письмовою заявою з дозволу головуючого у справі після
реєстрації видання копій у журналі видання копій судових документів та у разі
необхідності після сплати держаного мита.
Копії вироків,
рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою
печаткою. Якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на
копії, що видається.
Копії судових
рішень видаються особам, які згідно із законодавством мають право на їх
одержання. Особа, яка одержала копію, розписується в її одержанні. У разі
надіслання копії документа поштою про це зазначається у справі та відповідному
журналі.
Копія вироку вручається засудженому або виправданому
після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним
законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якою не володіє засуджений чи
виправданий, йому вручається письмовий переклад вироку на його рідну мову або
на мову, якою він володіє. Переклад здійснюється перекладачем і належить до
судових витрат.
Передання справ
до архіву суду. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні
експертизи цінності, підготуванні і передаванні судових справ та документації,
що утворилася у процесі управлінської діяльності суду до архіву суду,
забезпеченні збереженості документів архівного фонду суду, х переданні на
зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а
також їх відборі для знищення.
Порядок ведення
архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що
утворилася у процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання
здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.
Відповідальність
за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення –
на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення
архіву суду.
Організація
обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинним
законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання
в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів
діяльності суду, затвердженою наказом ДСА України від 14.07.2003 р. № 277 (далі
– Інструкція про порядок передання до архіву суду), та Інструкцією з
діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 року.
Для забезпечення
зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови:
санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними
та потипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних
документів.
Судові справи,
провадення по яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів
відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за
графіком, затвердженим головою суду. Відповідно до цієї Інструкції про порядок
передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду.
Відповідно до цієї Інструкції суддя або голова суду зазначає дату (рік), до
якої включно справа повинна зберігатися в архіві суду, або зробити напис
«Постійно», якщо справа підлягає постійному зберіганню.
В архіві суду
судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками
в порядку зростання архівних номерів. Кримінальні і цивільні справи залежно від
обсягу вміщуються в картонажі або систематизуються у в’язки (10 – 50 справ в одній
вязкці). На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і
останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.
Видання справ з
архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним
запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Для видання справ
ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видання або надіслання
справи, номер справи, мета видання чи надіслання, одержувач, підпис пр.
отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної
справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній
картці.
Вимога про
надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до
повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у
відповідних обліково-статистичних картках і журналі.
Справи, що
повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом у
присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів,
аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря
суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається
голові суду для вжиття відповідних заходів, другий залишається в архіві суду.
Передання судових
справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів), надання інформації щодо
судової справи, видання копій судових рішень, виконавчих документів, формування
звітності та передання судових справ до електронного архіву суду. Передача
судової справи для судового розгляду здійснюється в такому порядку:
1. після
автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна
особа суду передає судові справи визначеному автоматизованою системою
головуючому судді, судді-доповідачу.
2. інформація
щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи
її відповідним користувачем;
3. у
разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної чи касаційної
скарги (на судові рішення у судових справах, що розглядаються у порядку
кримінального судочинства), якщо така скарга не була подана, до автоматизованої
системи вносяться відмосі щодо набрання судовим рішенням законної сили.
Відповідна інформації вноситься до автоматизованої системи користувачем згідно
з його функціональними обов’язками.
Надання інформації про стан розгляду судових
справ, видання копій судових рішень та формування виконавчих документів на
підставі наявних в автоматизованій системі даних здійснюються в такому порядку:
1) учасникам
судового процесу надається інформація щодо дати надходження судової спрви до
суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадженя, прізвищ
учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця
проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація
про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових
рішень за ново виявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень
Верховним Судом України та ї розгляду;
2) для
отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника, який
встановлюється для забезпечення оперативного надання необхідної інформації.
Електронні копі судових рішень, засвідчені
електронним цифровим підписом (ЕЦП), направляються до Єдиного державного
реєстру судових ріень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного
державного реєстру судових рішень.
Видання копії судового рішення (кім судових
рішень у справах з грифами «таємно», «цілком таємно») здійснюється відповідно
до процесуального законодавства. Копія судового рішення може бути виготовлена з
оригіналу судового рішення, що міститься у судовій справі, або шляхом
роздруковування електронної копії судвого рішеня, що міститься в
автоматизованій системі, та засвідчення її належним чином.
Виконавчий документ формується в
автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного
законодавства в роздрукованому вигляді. До електронного архіву передаються
електронні копії судових рішень з переліком матеріалів, що містяться в судовій
справі. Звітність суду формується в автоматизованій системі на запит
відповідальної особи.
Організація роботи суду: навч. посібник
[для студ. юрид. спец. вищ. навч. закл.] / І. Є. Марочкін,
Л. М. Москвич, О. М. Овчаренко та ін.;
за заг. ред. І. Є. Марочкіна. - Х.: Право, 2012. - 110-126с.
