Оформлення, облік та зберігання судових справ, особистих документів та речових доказів. Порядок видачі судових справ і документів (продовження)

  З метою зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, гратами на вікнах, оббитими металом дверима, охороною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

  Для роботи з речовими доказами (зберігання, облік тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами. Журнал обліку речових доказів ведеться за правилами ведення документів суворої звітності. Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

  Речові докази в цивільних чи адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються у справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду. Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено. Також категорично забороняється працівникам апарату суду проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та брати участь у прилюдних торгах щодо конфіскованого майна.

  Голова суду зобов’язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду. Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

  При звільнення працівника апарату суду від виконання обов’язків щодо роботи з речовими доказами голова суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на якого такі обов’язки покладено відповідним наказом голови суду.

  Порядок видавання для ознайомлення судових прав і копій документів. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

  Справи для ознайомлення видаються апаратом суду таким особам:

-          прокуророві (після пред’явлення службового посвідчення);

-          адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред’явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльність та ордера, виданого відповідним адвокатським об’єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об’єднання);

-          іншим учасникам кримінального, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов’язки (після пред’явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо та, в необхідних випадках, доручення представника).

  Особам, що мають право витребувати справи за службовим становищем, але не пов’язані з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред’явлення службового посвідчення.

  Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно у приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду. Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником апарату суду записом на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

  Видання справ для проведення аналізів, узагальнень та з іншою метою, що не пов’язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

  Особи, зазначені у п. 23.2 Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видання справ для ознайомлення, де вказуються число, місяць, рік, час видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови суду місці.

  Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання особи, яка перебуває під вартою (підсудного або засудженого), відбувається лише в спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

  При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видання справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про її отримання . У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

  Копії документів, долучених до справи, копії судових рішень і письмові довідки у справах відповідно до процесуального законодавства видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою з дозволу головуючого у справі після реєстрації видання копій у журналі видання копій судових документів та у разі необхідності після сплати держаного мита.

  Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. Якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

  Копії судових рішень видаються особам, які згідно із законодавством мають право на їх одержання. Особа, яка одержала копію, розписується в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається у справі та відповідному журналі.

  Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якою не володіє засуджений чи виправданий, йому вручається письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє. Переклад здійснюється перекладачем і належить до судових витрат.

  Передання справ до архіву суду. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготуванні і передаванні судових справ та документації, що утворилася у процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпеченні збереженості документів архівного фонду суду, х переданні на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відборі для знищення.

  Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що утворилася у процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.

  Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення – на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду.

  Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом ДСА України від 14.07.2003 р. № 277 (далі – Інструкція про порядок передання до архіву суду), та Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 року.

  Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та потипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

  Судові справи, провадення по яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Відповідно до цієї Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Відповідно до цієї Інструкції суддя або голова суду зазначає дату (рік), до якої включно справа повинна зберігатися в архіві суду, або зробити напис «Постійно», якщо справа підлягає постійному зберіганню.

  В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Кримінальні і цивільні справи залежно від обсягу вміщуються в картонажі або систематизуються у в’язки (10 – 50 справ в одній вязкці). На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.

  Видання справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Для видання справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видання або надіслання справи, номер справи, мета видання чи надіслання, одержувач, підпис пр. отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

  Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у відповідних обліково-статистичних картках і журналі.

  Справи, що повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом у присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий залишається в архіві суду.

  Передання судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів), надання інформації щодо судової справи, видання копій судових рішень, виконавчих документів, формування звітності та передання судових справ до електронного архіву суду. Передача судової справи для судового розгляду здійснюється в такому порядку:

1.      після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді, судді-доповідачу.

2.      інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи її відповідним користувачем;

3.      у разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної чи касаційної скарги (на судові рішення у судових справах, що розглядаються у порядку кримінального судочинства), якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відмосі щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформації вноситься до автоматизованої системи користувачем згідно з його функціональними обов’язками.

  Надання інформації про стан розгляду судових справ, видання копій судових рішень та формування виконавчих документів на підставі наявних в автоматизованій системі даних здійснюються в такому порядку:

1)      учасникам судового процесу надається інформація щодо дати надходження судової спрви до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадженя, прізвищ учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за ново виявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та ї розгляду;

2)      для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника, який встановлюється для забезпечення оперативного надання необхідної інформації.

  Електронні копі судових рішень, засвідчені електронним цифровим підписом (ЕЦП), направляються до Єдиного державного реєстру судових ріень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

  Видання копії судового рішення (кім судових рішень у справах з грифами «таємно», «цілком таємно») здійснюється відповідно до процесуального законодавства. Копія судового рішення може бути виготовлена з оригіналу судового рішення, що міститься у судовій справі, або шляхом роздруковування електронної копії судвого рішеня, що міститься в автоматизованій системі, та засвідчення її належним чином.

  Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді. До електронного архіву передаються електронні копії судових рішень з переліком матеріалів, що містяться в судовій справі. Звітність суду формується в автоматизованій системі на запит відповідальної особи.

Організація роботи суду: навч. посібник

 [для студ. юрид. спец. вищ. навч. закл.] / І. Є. Марочкін,

 Л. М. Москвич, О. М. Овчаренко та ін.; 

за заг. ред. І. Є. Марочкіна. - Х.: Право, 2012. - 110-126с.

Оформлення, облік та зберігання судових справ, особистих документів та речових доказів. Порядок видачі судових справ і документів

  Порядок приймання судових справ і кореспонденції встановлюється інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України від 27.06.2006 р. №68.

  Основні вимоги до опрацювання (розгляду) документів, які не стосуються розгляду судових справ. Усі судові справи та кореспонденція,  тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв’язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються, підписуються та передаються за призначенням працівникам апарату суду відповідно до обов’язків.

  Робота з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок використання електронної пошти в центральному апараті ДСА України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом голови ДСА України від 07.07.2004 р. №119/04. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці самі документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.

  Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов’язки щодо приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети і конверти, перевіряє відповідність вкладки опису (наявність додатків до документа), проставляє у правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційних штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції.

  Не підлягають реєстрації, а передаються для доручення до справ з відміткою про дату одержання їх судом: а) судові повістки, повернені суду через невручення адресату; розписки про одержання копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.

  Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція. Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

  Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, а також заяви та скарги, отримані під час прийому громадян, відповідно до графіка прийому громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках ч реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур’єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресовано документ та наявність додатків, указаних у документі.

  Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, має право представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду «Отримано», зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

  Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який реєстрував його, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця строк виконання, дата передання документа виконавцеві.

  Відповідь на виконаний документ підписується керівником, який наклав резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов’язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.

  Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій вказує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом. Один примірник відповіді залишаться в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

  Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цоього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

  Облік і зберігання виконаних документів здійснюються працівниками апарату суду. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією – для подальшого опрацювання (кодифікації).

  Реєстрації і облік судових справ та матеріалів. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи і матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду згідно з кримінальним, цивільним чи адміністративним судочинством, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

  У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

  Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп’ютерного діловодства суду. Процедура ведення журналу полягає у роздруковування списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку. При автоматизованій реєстрації формується  банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалу в суді.

  Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках кримінальних справ. До алфавітного покажчика кримінальних српав обов’язково вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення., із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

  Цивільні справи, позовні заяви та заяви про видання судового наказу, заяви окремого провадження, повернені на овий судовий розгляд кримінальні справи, у яких вироки скасовано в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ. У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.

  Заява про видання судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне провадження), заява про скасування судового наказу – в обліково-статистичній картці на заяву про скасування  судового наказу. Цивільна справа, позовна заява реєструються в обліково-статистичній картці на цивільну справу, заява про перегляд заочного рішення – в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд заочного рішення, заява окремого провадження – в обліково-статистичній картці на цивільну справу (окреме провадження) та у відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.

  В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі пред’явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки первісного позову. Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, щодо яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім чи недієздатним облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи тощо).

  Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та алфавітному покажчику адміністративних справ. Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі обєднання зустрічних позовів слід зробити запис у відповідній обліково-статистичній картці.

  Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах та алфавітному покажчику адміністративних справ, до якого заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять вжити запобіжних заходів.

  Заява про перегляд  у зв’язку з ново виявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за ново виявленими обставинами та алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за ново виявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

  Подання державних виконавців, заяви і клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах і алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

  Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення та алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративна правопорушення.

  Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керувати транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у виді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструється в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення та алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

  Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

  Для реєстрації та обліку судових справ у суді встановлюється перелік спеціальних індексів (наприклад, «1» - кримінальні справи, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги приватного обвинувачення; «1-н» - справи про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру та ін..).

  Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд  яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу та порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обкладинці судової справи або матеріалу. Наприклад, №1-30/06, де: 1 – індекс кримінальної справи» 30 – номер справи; 06 – рік; цивільна справа позовного провадження - №2-20/06 тощо. Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

  У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.

  Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передій частині картотеки (ящика). З кожного індексу повинна існувати одна картотека.

  Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів.

  Справи і матеріали передаються суддя під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді. Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ і матеріалів. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

  Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

  Судові доручення про провадження окремих процесуальних дій інших судів України, у тому числі іноземних, після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції зазначаються в журналі обліку окремих судових доручень інших судів.

  Формування судових справ. Судові справи (матеріали) підшиваються у спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом.

  На обкладинці судової справи вказуються: найменування суду; найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки); якщо томів справи більше одного,- номер тому справи та загальна кількість томів; у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення – прізвище, ім’я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення; у цивільній, адміністративній справі – прізвище, ім’я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника); у разі пред’явлення зустрічного позову в цивільній адміністративній справі – зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом; у справі іншої категорії – прізвище, імя, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа ((матеріал), суть справи; дата надходження справи в суд. Лівий верхній кут обкладинки справи залишається вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

  До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

-          бланк опису документів;

-          супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;

-          копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею;

-          клопотання учасників процесу, що надійшли у зв’язку з попереднім розглядом справи;

-          постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;

-          протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи;

-          копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;

-          документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв’язку з призначенням справи до судового розгляду;

-          документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;

-          за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи;

-          розписки про вручення повісток про виклик до суду.

  Бланк опису документів у кримінальних справах підшивається тільки  у справах за скаргами потерпілих. В інших кримінальних справах, що надійшли до суду, опис документів продовжується.

  Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються перед протоколом судового засідання.

  Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються у міру надходження до суду чи формування, а саме в такому порядку:

-          бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, розпочатого на другій сторінці обкладинки);

-          документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);

-          позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено буз руху і недолік щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

-          конверт, у якому надійшла позовна заява;

-          якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем заявником), скаржником (крім документів, що підтверджують спралу державного мита, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків);

-          супровідний лист про відправлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

-          позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

-          документи, додані до позовної заяви;

-          конверт, у якому надійшла позовна заява;

-          ухвала про відкриття провадження у справі;

-          заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

-          документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до  судового розгляду;

-          розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

-          інше листування (у хронологічному порядку).

  Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення, крім Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України від 27.06.2006 р. №68, провадяться за чинним законодавством.

Шановні читачі!

Продовження статті 

дивіться в наступній публікації!