Порядок приймання
судових справ і кореспонденції встановлюється інструкцією з діловодства в
місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України від 27.06.2006 р.
№68.
Основні вимоги до
опрацювання (розгляду) документів, які не стосуються розгляду судових справ.
Усі судові справи та кореспонденція,
тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним
зв’язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються,
підписуються та передаються за призначенням працівникам апарату суду відповідно
до обов’язків.
Робота з
електронною поштою визначається Інструкцією про порядок використання
електронної пошти в центральному апараті ДСА України, територіальних
управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції,
затвердженою наказом голови ДСА України від 07.07.2004 р. №119/04. Якщо після
отримання документів електронною поштою до суду надходять ці самі документи на
паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією
Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною
поштою.
Працівник апарату
суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов’язки щодо
приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє
цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням
установлених правил безпеки розкриває пакети і конверти, перевіряє
відповідність вкладки опису (наявність додатків до документа), проставляє у
правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до
судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа
реєстраційних штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і
реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції.
Не підлягають
реєстрації, а передаються для доручення до справ з відміткою про дату одержання
їх судом: а) судові повістки, повернені суду через невручення адресату;
розписки про одержання копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.
Кореспонденція
особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються
рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена
(як помилково надіслана судом) кореспонденція. Помилково доставлена суду
кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за
підписом голови суду чи його заступника.
Скарги приватного
обвинувачення, позовні заяви, а також заяви та скарги, отримані під час прийому
громадян, відповідно до графіка прийому громадян невідкладно передаються працівнику,
відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в
журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках ч
реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього
розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур’єр суду,
невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції,
який перевіряє, чи цьому суду адресовано документ та наявність додатків,
указаних у документі.
Особа, яка подала
матеріали чи документ до суду, має право представити додаткову копію матеріалів
(документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду
«Отримано», зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і
прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія
повертається.
Після
попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той
самий день документ повертається до працівника апарату суду, який реєстрував
його, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції
вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали
виконавця строк виконання, дата передання документа виконавцеві.
Відповідь на
виконаний документ підписується керівником, який наклав резолюцію, або особою,
яка на той час виконувала його обов’язки. Відповідь у необхідній кількості
примірників передається для відправлення адресатам.
Після вирішення
порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті
першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає
супровідну записку, в якій вказує, як вирішено питання: надано відповідь,
прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за
номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його
своїм підписом. Один примірник відповіді залишаться в суді та візується
виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може
бути підписаний керівництвом.
Виконаний
документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до
відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням.
Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці
третьому цоього підпункту, до виконаних документів долучається копія або
фотокопія підписаної керівником суду відповіді.
Облік і
зберігання виконаних документів здійснюються працівниками апарату суду. Закони
та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної
кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією – для подальшого
опрацювання (кодифікації).
Реєстрації і
облік судових справ та матеріалів. Після реєстрації, але не пізніше наступного
робочого дня, усі судові справи і матеріали, що надійшли до суду і підлягають
розгляду згідно з кримінальним, цивільним чи адміністративним судочинством,
передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи
реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.
У разі
автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку
забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників
судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних
покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.
Реєстраційні
журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із
застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі
комп’ютерного діловодства суду. Процедура ведення журналу полягає у
роздруковування списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.
При автоматизованій реєстрації формується
банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати
інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження
документа або судової справи, матеріалу в суді.
Кримінальні
справи та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального
судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також
в алфавітних покажчиках кримінальних справ. До алфавітного покажчика кримінальних
српав обов’язково вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного,
неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення
до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення., із
зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.
Цивільні справи,
позовні заяви та заяви про видання судового наказу, заяви окремого провадження,
повернені на овий судовий розгляд кримінальні справи, у яких вироки скасовано в
частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного
судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних
обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному
покажчику цивільних справ. У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться
за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.
Заява про видання
судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу
(наказне провадження), заява про скасування судового наказу – в
обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу. Цивільна справа, позовна
заява реєструються в обліково-статистичній картці на цивільну справу, заява про
перегляд заочного рішення – в обліково-статистичній картці на заяву про
перегляд заочного рішення, заява окремого провадження – в обліково-статистичній
картці на цивільну справу (окреме провадження) та у відповідному томі
алфавітного покажчика цивільних справ.
В алфавітному
покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі
пред’явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної
обліково-статистичної картки первісного позову. Для полегшення розшуку справ у
суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого
провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами,
щодо яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно
відсутнім чи недієздатним облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи
тощо).
Адміністративні
справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного
судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та
алфавітному покажчику адміністративних справ. Адміністративна справа, позовна
заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу
внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України
про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства
реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на
адміністративну справу та алфавітному покажчику адміністративних справ. В
алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику
адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік
ведеться за кожним відповідачем. У разі обєднання зустрічних позовів слід
зробити запис у відповідній обліково-статистичній картці.
Заява про
забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі
обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах та
алфавітному покажчику адміністративних справ, до якого заносяться дані як про
заявника, так і про особу, стосовно якої просять вжити запобіжних заходів.
Заява про
перегляд у зв’язку з ново виявленими
обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в
обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в
адміністративних справах за ново виявленими обставинами та алфавітному
покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка
у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій
переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної
адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового
рішення за ново виявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.
Подання державних
виконавців, заяви і клопотання сторін виконавчого провадження та державних
виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку
виконання судових рішень в адміністративних справах і алфавітному покажчику
адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами
долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються
лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи
заява, постановлено іншим судом.
Матеріали про
адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації
предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про
адміністративне правопорушення та алфавітному покажчику справ про
адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику справ про адміністративні
правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для
розгляду протокол про адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику
справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу,
щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративна правопорушення.
Заяви та
клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керувати
транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання
державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників,
на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні
правопорушення, накладено адміністративне стягнення у виді штрафу; подання
кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші
подання реєструється в обліково-статистичній картці на справу в порядку
виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення та алфавітному
покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ
про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно
якої розглядається таке клопотання.
Не реєструються в
окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги,
апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі
ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться
записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.
Для реєстрації та
обліку судових справ у суді встановлюється перелік спеціальних індексів
(наприклад, «1» - кримінальні справи, матеріали про застосування примусових
заходів медичного характеру, скарги приватного обвинувачення; «1-н» - справи
про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру та
ін..).
Номер судової
справи та інших матеріалів, розгляд яких
передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу
та порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи
реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного
року. Номер проставляється на обкладинці судової справи або матеріалу.
Наприклад, №1-30/06, де: 1 – індекс кримінальної справи» 30 – номер справи; 06
– рік; цивільна справа позовного провадження - №2-20/06 тощо. Номер судової
справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.
У разі
автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг
інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною
обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.
Обліково-статистичні
картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів
окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися
в передій частині картотеки (ящика). З кожного індексу повинна існувати одна
картотека.
Після реєстрації
всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального
законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх
спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і
поправочних до них коефіцієнтів.
Справи і
матеріали передаються суддя під підпис у контрольному журналі судових справ і
матеріалів, переданих для розгляду судді. Такий журнал ведеться окремо щодо
кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ і
матеріалів. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо
забороняється.
Після закінчення
календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються
у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного
року за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу
минулого року.
Судові доручення
про провадження окремих процесуальних дій інших судів України, у тому числі
іноземних, після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції зазначаються в
журналі обліку окремих судових доручень інших судів.
Формування
судових справ. Судові справи (матеріали) підшиваються у спеціальну обкладинку,
виготовлену друкарським способом.
На обкладинці
судової справи вказуються: найменування суду; найменування та номер справи
відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у
визначеному для цього місці посередині обкладинки); якщо томів справи більше
одного,- номер тому справи та загальна кількість томів; у кримінальній справі,
справі про адміністративне правопорушення – прізвище, ім’я, по батькові кожної
з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального
висновку, протоколу про адміністративне правопорушення; у цивільній,
адміністративній справі – прізвище, ім’я, по батькові чи найменування сторін
(заявника), суть вимог позивача (заявника); у разі пред’явлення зустрічного
позову в цивільній адміністративній справі – зазначення про це та суть вимог за
зустрічним позовом; у справі іншої категорії – прізвище, імя, по батькові
особи, стосовно якої надійшла справа ((матеріал), суть справи; дата надходження
справи в суд. Лівий верхній кут обкладинки справи залишається вільним для
розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.
До матеріалів
кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням
такої послідовності:
-
бланк опису документів;
-
супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;
-
копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу
про день попереднього розгляду справи суддею;
-
клопотання учасників процесу, що надійшли у зв’язку з
попереднім розглядом справи;
-
постанова судді за результатами попереднього розгляду
справи;
-
протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді
справи;
-
копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно
до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;
-
документи про вручення копії обвинувального висновку
підсудному та копії повідомлень у зв’язку з призначенням справи до судового
розгляду;
-
документи, що надійшли до суду на виконання постанови
судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання,
що надійшли з ініціативи учасників процесу;
-
за вказівкою судді також інші документи, що стосуються
справи;
-
розписки про вручення повісток про виклик до суду.
Бланк опису документів у кримінальних справах
підшивається тільки у справах за
скаргами потерпілих. В інших кримінальних справах, що надійшли до суду, опис
документів продовжується.
Документи, що були отримані під час розгляду
справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані
після перерви, підшиваються перед протоколом судового засідання.
Документи цивільної чи адміністративної
справи підшиваються у міру надходження до суду чи формування, а саме в такому
порядку:
-
бланк опису документів (чисті аркуші для продовження
опису, розпочатого на другій сторінці обкладинки);
-
документи, що підтверджують сплату судового збору та
оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі
проводилися);
-
позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо
позовну заяву було залишено буз руху і недолік щодо форми чи змісту позовної
заяви позивачем (заявником) усунуто);
-
конверт, у якому надійшла позовна заява;
-
якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки
позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи,
надані позивачем заявником), скаржником (крім документів, що підтверджують
спралу державного мита, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення
недоліків);
-
супровідний лист про відправлення копії ухвали про залишення
позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;
-
позовна заява (заява, адміністративний позов), яка
надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено
без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником)
усунуто);
-
документи, додані до позовної заяви;
-
конверт, у якому надійшла позовна заява;
-
ухвала про відкриття провадження у справі;
-
заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду,
винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;
-
документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії
підготовки справи до судового розгляду;
-
розписки про одержання сторонами та іншими особами, які
беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток
про виклик у судове засідання);
-
інше листування (у хронологічному порядку).
Приймання, облік і зберігання речових доказів
та особистих документів у судових справах. Приймання, облік і зберігання
речових доказів у кримінальних, цивільних, адміністративних справах і справах
про адміністративні правопорушення, крім Інструкції з діловодства в місцевому
загальному суді, затвердженою наказом ДСА України від 27.06.2006 р. №68,
провадяться за чинним законодавством.
Шановні читачі!
Продовження статті
дивіться в наступній публікації!
Комментариев нет:
Отправить комментарий